SAGRES - FAQ Pessoal

Neste caso serão necessárias ações tanto na UJ que cedeu o Servidor quanto na que o recebeu, que podem ser realizadas independentemente :

Na UJ que recebeu o Servidor

• Deverá haver previamente vínculo indicando a cessão do servidor, ou seja que tenha TipoVinculo “16 - À disposição - Cessão de servidor de outro órgão/entidade” e consequentemente que tenha Ato de Pessoal de Entrada “8 - Entrada de servidor/militar cedido por outro órgão”. Na eventualidade desse vínculo não tiver sido informado, deve-se registrá-lo apropriadamente, atentando-se principalmente para as Data envolvidas ( DataAdmissao e DataMovimentacao )
• O vínculo de Cessão acima deve ser finalizado com o Ato de Pessoal “68 - Saída de servidor/militar cedido por outro órgão”.
• Novo Vínculo deve ser registrado, e usado o Ato de Pessoal “25 - Entrada por alteração de unidade de trabalho”.

Na UJ que originalmente cedeu o Servidor

• Para o Vínculo que originalmente foi informada a Cessão, usando um dos Atos de Pessoal de Início “101 - À disposição com ônus (Início de cessão de servidor do quadro)” ou “102 - À disposição sem ônus (Início de cessão de servidor do quadro)”, deve-se registrar o Ato de Pessoal de Fim adequado, “121 - Retorno de servidor do quadro que se encontrava à disposição de outra Unidade, com ônus (fim de cessão de servidor do quadro)” ou “122 - Retorno de servidor do quadro que se encontrava à disposição de outra Unidade, sem ônus (fim de cessão de servidor do quadro)”
• Em seguida deve finalizar o Vínculo acima com o Ato de Pessoal de Saída “72 - Saída por alteração de unidade de trabalho”, configurando a transferência em definitivo do Servidor para a nova UJ.

Inicialmente é importante diferenciar se as "substituições" são ou não formais, ou seja, se tem Ato de Pessoal publicado.

Outra diferenciação é relativa ao "Tipo de Vínculo" envolvido, Função Gratificada ou Cargo Comissionado, pois o Sagres Pessoal registra os dois de forma diferente.

Voltando à formalização, caso a substituição seja informal, não há necessidade de se alterar o vínculo do substituidor, sendo necessário somente informar o afastamento no vínculo do substituído, de forma que para este último o sistema não exija Folha enquanto dure a substituição. Caso gere impacto financeiro para o substituidor, basta a informação da respectiva verba nas Folhas Mensais.

Caso o substituidor não esteja exercendo Função Gratificada ou Cargo Comissionado, deve-se registrar :

Função Gratificada

• Ato de Pessoal 100 no início do período
• Ato de Pessoal 120 no fim do período

Cargo Comissionado

• Informar novo vínculo de Cargo Comissionado seguido de Ato de Pessoal de Entrada no início do período
• Ato de Pessoal de Saída no fim do período

Caso haja a formalização da substituição, precisamos diferenciar de acordo com o tipo de vínculo.

Função Gratificada ( nesta versão do sistema não se informa o Cargo relacionado a FG e sim somente seu período de exercício ).

Quando do início da substituição :

• O substituído terá registro de Ato de Pessoal de Afastamento;
• O substituidor terá registro de Ato de Pessoal de Término de FG atual (120), seguido de Ato de Pessoal de Início de FG de substituição (100).

Ao fim da substituição :

• O substituído terá registro de Ato de Pessoal de Retorno de Afastamento;
• O substituidor terá registro de Ato de Pessoal de Término de FG de substituição (120);
• O substituidor terá registro de Ato de Pessoal de Início de FG (100), indicando o retorno à antiga FG.

Cargo Comissionado.

Quando do início da substituição :

• O substituído terá registro Ato de Afastamento em seu vínculo;
• O substituidor terá seu vínculo ATUAL finalizado, por Ato de Pessoal de Saída;
• O substituidor terá informado NOVO vínculo associado ao novo cargo, com o respectivo Ato de Pessoal de Entrada.

Ao fim da substituição :

• O substituído terá registro de Retorno de Afastamento em seu vínculo;
• O substituidor terá seu vínculo de substituição finalizado, por Ato de Pessoal de Saída;

O substituidor terá informado NOVO vínculo associado ao antigo cargo, com o respectivo Ato de Pessoal de Entrada, com a DataAdmissao apontando não para sua data de ingresso original e sim para a do novo período.

Como está na Resolução 26/2016, Artigo 2º, parágrafo I, os Regimes Próprios de Previdência devem remeter dados ao Sagres Pessoal independentemente da Prefeitura.

No caso de Regimes Próprios de Previdência que para efeito da administração direta não são órgãos separados, os servidores da área administrativa do RPPS devem ser cadastrados como cedidos ( Tipo de Vínculo “16 - À disposição - Cessão de servidor de outro órgão/entidade” )  e não como efetivos.

Na mesma linha acima, a movimentação de Servidores entre Unidades Jurisdicionadas distintas, mesmo que seja tratada nos Sistemas de RH como uma mudança de lotação, deve ser informada para o Módulo de Pessoal do Sagres como uma Cessão, nos moldes do disposto no documento ‘Conceitos e exemplos de Atos de Pessoal’, da documentação do Módulo de Pessoal do Sagres.

Caso o RPPS seja o responsável pelo pagamento de Folha de Pagamento durante Benefício Temporário ( por exemplo auxílio doença ),  deve-se seguir os passos abaixo :

A movimentação de Servidores entre os órgãos componentes de uma Unidade Jurisdicionada, que entreguem de forma consolidada as Remessas, independentemente de como se registre nos Sistemas de RH, deve ser informada para o Módulo de Pessoal do Sagres como um Ato de Pessoal ‘143 - Mudança de lotação’ .

Considerando que a Resolução 26/2016, no seu artigo 2º, define o rol de Unidades que devem enviar dados para o Módulo de Pessoal do Sagres.

Considerando que a Resolução 26/2016, no artigo acima define que as RPPS devem enviar dados para o Módulo de Pessoal do Sagres separadamente, independente de sua natureza jurídica.

Considerando que quem detiver o perfil de Gerenciador de uma Unidade Jurisdicionada deve “... acompanhar o envio dos dados no Sistema sob a responsabilidade dos demais usuários, especialmente quanto à tempestividade ...” segundo o parágrafo único do artigo 9º da Resolução 20/2016.

Considerando que uma das características da versão atual do Módulo de Pessoal do Sagres é de se ter continuidade nas remessas mensais enviadas por uma Unidade Jurisdicionada mesmo com a mudança de exercício, o que tem sido chamado de “desanualização”.

Considerando que a versão atual do Módulo de Pessoal do Sagres implementa vários controles no sentido de impedir o envio de dados repetidos, inconsistentes, ou que induzam ao erro de interpretação pelo corpo de Auditoria.

Considerando que em várias situações, as Unidades Jurisdicionadas são compostas de vários órgãos com Sistemas de RH independentes.

Considerando que os diversos Sistemas de RH mantêm codificação interna própria para identificar inequivocamente cada registro, tais como Cargos, Lotações etc.

Considerando que é comum a mudança das empresas de assessoria que administram os Sistemas de RH citados acima.

Entendemos pertinente registrar aqui alguns esclarecimentos que têm sido solicitados para diversas situações trazidas ao TCE/PE via chamados técnicos e reuniões com empresas de assessoria :

O Módulo de Pessoal do Sagres não implementa nenhuma ferramenta de consolidação de dados de qualquer Unidade Jurisdicionada.

Independente de quantos sejam os órgãos componentes de uma Unidade Jurisdicionada, os seus dados devem ser consolidados em uma única remessa, para efeito de envio para um dado mês de competência, excetuando-se a RPPS.

Mesmo que o Gestor tenha distribuído a administração dos dados de Pessoal em vários Sistemas de RH separados, ainda que de empresas de assessoria distintas, combinadas ou não com setores próprios de RH, persiste a necessidade de consolidação dos dados antes do envio da remessa para o Módulo de Pessoal do Sagres.

Cabe ao Gestor, com responsabilidade solidária a quem tenha sido dado o perfil de Gerenciador, dirimir quaisquer questões surgidas no âmbito da consolidação das informações previamente ao envio da remessa de um dado mês de competência, incluindo a busca por dados administrados por empresas de assessoria diferentes.

Mesmo que os Sistemas de RH separados mantenham codificação diferente para as mesmas informações, estas devem ser informadas como um código único para efeito do envio de remessa. Recomenda-se tecnicamente o que se chama de “tabela de-para”, de forma a manter localmente a codificação usada pelo Sistema de RH gerando uma forma de tradução para efeito de envio ao Módulo de Pessoal do Sagres.

Mesmo após uma mudança de gestão, de empresa de assessoria, ou mesmo de Sistema de RH, as novas remessas deverão usar a codificação já enviada anteriormente. Recomenda-se o download de remessas processadas para identificação da codificação previamente utilizada e adaptação dos processos de envio de remessas.

Mesmo que já tenham sido processadas, caso seja verificado em Auditoria que existem mais de uma codificação para o mesmo Cargo, por conta do não atendimento ao disposto nos dois parágrafos anteriores, a Unidade Jurisdicionada estará passível de ter que reenviar todas as remessas atingidas ( Retorno de Competência ).

Uma das regras básicas de validação do Módulo de Pessoal do Sagres diz que se existe um vínculo em aberto para um Servidor, deve haver Folha de Pagamento sendo informada. Essa regra se traduz em vários códigos de Inconsistência, de acordo com situações específicas.

No caso de Cargos Comissionados, os maiores equívocos são a informação de matrículas divergentes nos Vínculos, e a falta de informação dos Atos de Pessoal de Saída na ocasião da finalização do referido vínculo.

Temos visto que devido à falta de controle no gerenciamento dos dados do Órgão, é comum que Vínculos informados em Remessas anteriores não sejam corretamente informados em novas Remessas, causando inconsistências dessa natureza.

Por exemplo podemos citar situação onde os códigos informados são levemente diferentes, como um CodigoCargo [00021] na primeira Remessa e outro CodigoCargo [00000000000021] enviado na posterior.

A experiência acumulada do suporte aponta para algumas possibilidades distintas :

• Um equívoco na geração da Remessa por falhas no procedimento de extração dos dados do Software de Folha local do Órgão.
• Remessas sendo geradas por novas Empresas de Assessoria ou Softwares de Folha diferentes, que trazem códigos, Matrículas, etc diferentes das informadas anteriormente.
• Inconsistências geradas por atualização no código das validações existentes e/ou acréscimo de novas validações.

Para o último item se faz necessário informar que é da natureza do Módulo de Pessoal do Sagres permitir seu aprimoramento continuamente, de forma a garantir que o conceito inicial, o de entregar para o Corpo de Auditoria, uma base de dados consistente e íntegra. Nesse caso recomendamos verificar se há novidades na documentação do Sagres Pessoal, que trarão informações sempre atualizadas

Inicialmente é importante conceituar o termo “mudança de cargo”, para efeito da informação ao Módulo de Pessoal do Sagres, partindo do princípio que um Vínculo informado ao Sistema é o registro de um período definido em que o Servidor tem vinculação com um Órgão.

Esse conceito varia de acordo com o Tipo de Vínculo que foi informado no Vínculo, a saber :

Sim, o Módulo de Pessoal do Sagres está preparado para receber registros de Atos de Pessoal em Remessas de Competências posteriores à data em que estes ocorreram.

Importante lembrar que a DataMovimentacao deve, obrigatoriamente, retratar a data em que efetivamente ocorreu o Ato de Pessoal sendo informado.